思い通りに要望を実現できる予約管理システム

田中勇貴様（株式会社E-レクト代表取締役）インタビュー

OUTLINE/ 概要

名古屋の新栄、今池で音楽スタジオを展開するリフレクトスタジオ。バンド練習用はもちろん、ダンススタジオや、ライブハウスまで完備しており、幅広いお客様に利用されています。このたびアートリーは、連日のように入るお客様の予約を受付・管理するシステム開発のご依頼をいただき、管理画面の企画、設計からも担当させて頂きました。

予約管理システムの用途

田中様：何月何日にどの部屋が、どのお客様によって予約されているのか一元管理するためのシステムです。お客様にリフレクトスタジオのホームページから希望内容を選択していただくと、一つの管理画面上にデータが反映されるので、オンタイムでスタッフ全員が予約状況を確認し、それに応じて動けます。

予約システムを
依頼した理由

田中様：アートリーさんに依頼する前も予約システムは使っていましたが、パッケージの型にはまったシステムだったので、「ピンポイントの変更が難しい」と現場からも声がありまして。その割に、使わない機能が無駄に多かったり、月額使用料が高かったりで、やっぱりオーダーで、一から作り直したいなって思ったのが開発依頼のきっかけになりました。

こだわったポイント

田中様：大きく３つあって、１つ目はカレンダー機能。スタジオは曜日によって営業時間が変わったり、休みになったりするので、毎月の予約カレンダーを営業時間に合わせて作成できるようにしてもらいました。

2つ目は、駐車場の管理機能です。お客様1組につき3台まで駐車可能なのですが、時間によって1台は確実だけど、2台目以降は状況次第みたいなケースがあります。そういった不明確な要素でも登録できるようにする機能は、以前使ってた管理画面ではできなかったので、空き次第お客様に連絡できる機能が実現できてよかったです。

3つ目はメール機能。お客様に予約確認のメールを送るときに、場合によっては携帯電話にショートメールで送りたいようなケースがあって、これも以前使っていた管理システムではEメールしか送れなかったのですが、オペレーションも組み合わせることで実現することができました。あと以前はテンプレートで決まっている文章しか送れなかったのですが、今回のシステムは自由に送れるよう開発していただきました。

導入後の変化

田中様：これまでの管理システムの使いにくかった部分も改善していただいたので、スタッフ全員から「使いやすい！」って声が上がってます。電話で予約を受付けた際も、前のシステムは結構入力が細かくて、何回もクリックしないと予約完了までいかなかった予約の流れが簡潔になりました。具体的には、クリック3回で予約をキャンセルできたりとか、急いで枠を抑えたいときも、ワンクリックで予約ができたりとか、そういう回数的な問題…簡略化っていうんですか、その辺も改善されたなっていう。お客様からも、予約フォームが見やすくなって、入力しやすくなったと喜んでもらえてます。管理する私たちだけでなく、お客様からしても予約までのフローが短くなりましたね。

それと以前は顧客管理が全くできてなかったのですが、今ではしっかり管理できるようになってます。使用頻度の多いお客様ですとか、キャンセルをしたお客様ですとか、お客様の予約した時期や状況も管理システムで検索できるようになったことで、販促やマーケティングに役立っていますね。そのおかげで、リピーターの獲得もしやすくなって、売り上げにも貢献してもらってるところは非常にいいところですね。

そういったこともあって、業務のスピードが本当に速くなりました。社内が最適化された感じがして、できなかったこともできるようになって、本当に効率的になったと思います。

アートリーの
システム開発力

田中様：できる限りのことをやっていただいて本当にありがとうございますっていう感じです。こちらとしても、システムに関して全然素人なので「これをすると重くなるよ」とか、できないところは「こういうふうに改善していこうか」なんて提案もしていただけたので、凄くわかりやすかったです。
お客様が使うシステムでもあるので、わかりやすくシンプルにしたかったですし、それが全部いい感じに実現されているので、よくやってくれたなって思ってます。

要望に対してのフットワークも非常に軽いので、非常に相談しやすいですね。もう一つは、開発中どうしても素人的な要望を出してしまうんですけど、それに対して技術面だったり、経験値だったり、いろんな角度からアドバイスをいただけて、とても安心感がありました。一方的なコミュニケーションでなく、同じ目線で言葉を選んでお話いただけたので良いものができたんだと思ってます。